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Standardsoftware Tabellenkalkulation Die Tabellenkalkulation ist nach der Textverarbeitung die im Bürobereich am häufigsten eingesetzte Anwendersoftware. Softwarekenntnisse in diesem Bereich sind heute in vielen Berufsfeldern unerlässlich und werden von Arbeitgebern oftmals als zwingend notwendige Basisqualifikation betrachtet. Dies gilt für kaufmännische Tätigkeiten in ganz besonderer Weise.


In der Berufsabschlussprüfung im Fach „Informationstechnisches Büromanagement“ des Ausbildungsberufs Kaufmann/-frau für Büromanagement wird in aller Regel das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel eingesetzt.

Das in diesem Buch verwendete Excel 2016 ist Bestandteil des Office-Pakets von Microsoft. Die Funktionalitäten der Tabellenkalkulationssoftware sind weitgehend identisch. Dies gilt nicht nur für die Vorgängerversionen von Excel, sondern auch für Tabellenkalkulationsprogramme anderer Softwareanbieter, auf die sich die hier erworbenen Kenntnisse leicht übertragen lassen.
 
Anwendungsbereiche Excel ist in einem sehr breiten Anwendungsbereich einsetzbar. Durch die Vielzahl der vorhandenen Funktionen können sowohl kaufmännische als auch technisch-wissenschaftliche Problemstellungen bearbeitet werden. Ein großer Vorteil von Excel ist, dass mit einmal erstellten Tabellen dauerhaft gearbeitet werden kann. Wenn die Eingabewerte verändert werden, aktualisiert Excel automatisch alle Berechnungen und Diagramme. Dadurch können Tabellen äußerst zeitsparend auf den neuesten Stand gebracht werden.


Mit Excel kann man sehr komfortabel

  1. Zahlen strukturieren, d. h. in tabellarische Form bringen,
  2. mit Zahlen rechnen, Formeln eingeben usw.,
  3. Zahlen graphisch darstellen (z. B. Kreis- und Balkendiagramme etc.) und
  4. Datenbestände verwalten (Datenbank).

Gerade für die kaufmännische Berufspraxis ergeben sich eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten (z. B. Statistiken wie Umsatzübersichten oder Provisionstabellen, Produktionsplanung, Kalkulation und Kostenrechnung, Fakturierung, Lagerverwaltung, Lohnabrechnung, Investitions- und Finanzierungsrechnung, finanzmathematische Analysen, Steuerberechnungen, Vertriebssteuerung, Kennzahlensysteme im Rahmen des Controlling u.v.m.).


Drucken von Tabellen und Diagrammen

6.1 Layoutgestaltung in der Seitenansicht  .....................................................................50 

6.2 Druckbefehl  ............................................................................................................52

Erstellen von Diagrammen

 5.1 Festlegen der Diagramm-Quelldaten  ......................................................................37 

5.2 Auswahl des Diagrammtyps  ....................................................................................38 

5.3 Diagrammgestaltung  ...............................................................................................41 

5.4 Platzieren des Diagramms  .......................................................................................44 

5.5 Nachbearbeitung des Diagramms ............................................................................45 

5.6 Interpretation des Diagramms  .................................................................................49

Erstellen von Tabellen

3.1 Eingabe von Text und Zahlen  ........................................................................16 

3.2 Eingabe von Formeln und Funktionen  ...........................................................17 

3.3 Löschen von Zellen, Zeilen und Spalten  …….................................................23 

3.4 Einfügen von Zellen, Zeilen und Spalten ........................................................24 

3.5 Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Zellen .........................................25 

3.6 Aus- und Einblenden von Spalten und Zeilen.................................................26 

3.7 Arbeiten mit mehreren Tabellenblättern ........................................................ 27


Formatieren von Tabellen

4.1 Rahmen und Hintergrund ........................................................................................28 

4.2 Spaltenbreite und Zeilenhöhe  ................................................................................31 

4.3 Schriftformatierung  .................................................................................................31 

4.4 Zahlenformatierung .................................................................................................33 

4.5 Zellausrichtung  .......................................................................................................35 

4.6 Zellformatierungen schnell kopieren  ......................................................................36

Grundlegendes zur Tabellenkalkulation

2.1 Funktionen eines Tabellenkalkulationsprogramms......................10 

2.2 Excel starten ...............................................................................11

2.3 Excel-Bildschirm..........................................................................12 

2.4 Zeilen, Spalten, Zellen, Bereiche   ..............................................13

2.5 Möglichkeiten der Programmsteuerung ......................................14 

2.6 Excel-Hilfe (Funktion „Was möchten Sie tun?“)  .........................15

Nützliche Techniken

7.1 Befehle wiederholen bzw. rückgängig machen  ........................................................53 
7.2 Tabellen zoomen  .....................................................................................................53 
7.3 Automatischer und manueller Zeilenumbruch  .........................................................54 
7.4 Automatisches Ausfüllen (AutoAusfüllen) ................................................................55 
7.5 Absolute und relative Zelladressierung  ....................................................................55 
7.6 Verschieben und Kopieren mittels Drag & Drop  ......................................................57 
7.7 Sortieren von Daten  ................................................................................................58 
7.8 Filtern von Daten (AutoFilter)  ..................................................................................60 
7.9 Rechtschreibprüfung  ...............................................................................................61


Prüfungsübungen * niedrig ** mittel *** hoch

9.1 Situation 1:  Umsatzstatistik * ..................................................................................77 

9.2 Situation 2:  Kostenübersicht * .................................................................................79 

9.3 Situation 3:  Private Finanzübersicht * ......................................................................80 

9.4 Situation 4:  Rechnung * ..........................................................................................81 

9.5 Situation 5:  Fuhrpark-Auswertung *. .......................................................................82 

9.6 Situation 6:  Kassenabrechnung *. ...........................................................................83 

9.7 Situation 7:  Investitionen *. .....................................................................................85

9.8 Situation 8:  Handelsspanne *. .................................................................................86 

9.9 Situation 9:  Angebotsvergleich (quantitativ) **. ......................................................87 

9.10 Situation 10:  Angebotsvergleich (qualitativ) ** .......................................................88 

9.11 Situation 11:  Handelskalkulation ** .........................................................................90 

9.12 Situation 12:  ABC-Analyse ** ..................................................................................91 

9.13 Situation 13:  Optimale Bestellmenge ** ..................................................................92 

9.14 Situation 14:  Eigenfertigung oder Fremdbezug ** ...................................................94 

9.15 Situation 15:  Betriebswirtschaftliche Kennzahlen ** ...............................................95 

9.16 Situation 16:  Umsatzvergleich ** ............................................................................96 

9.17 Situation 17:  Abschreibungen ** .............................................................................97 

9.18 Situation 18:  Personalleasing **. .............................................................................99 

9.19 Situation 19:  Angebotsvergleich ** .......................................................................100 

9.20 Situation 20:  Gewinnverteilung  KG ***................................................................101 

9.21 Situation 21:  Provisionsberechnung *** ................................................................102 

9.22 Situation 22:  Break-even-Analyse *** ...................................................................103  

9.23 Situation 23:  Zahlungseingangskontrolle *** ........................................................104 

9.24 Situation 24:  Outsourcing *** ...............................................................................105 

9.25 Situation 25:  Fehlzeitenstatistik *** ......................................................................106

Wichtige Funktionen

8.1 SUMME, MAX, MIN, MITTELWERT  .......................................................................62 

8.2 ANZAHL, ANZAHL2  ...............................................................................................62 

8.3 RUNDEN, AUF- und ABRUNDEN, GANZZAHL, KÜRZEN  .......................................63 

8.4 WENN, UND, ODER, NICHT, ZÄHLENWENN, SUMMEWENN ...............................64 

8.5 RANG  .....................................................................................................................70 

8.6 SVERWEIS, WVERWEIS  ..........................................................................................71 

8.7 Datums- und Uhrzeitfunktion  .................................................................................73 

8.8 Bearbeiten fehlerhafter Formeln und Funktionen  ....................................................76